Le service approvisionnement et distribution de l’Agence générale des équipements et produits de santé assure l’approvisionnement auprès des laboratoires pharmaceutiques et la distribution aux hôpitaux de l’Assistance publique-Hôpitaux de Paris (AP-HP) pour plus de 4 100 produits de santé stockés, dont des médicaments et des dispositifs médicaux. Les références en stock bas, voire en rupture, sont analysées quotidiennement. Le cas échéant et en cas de rupture de stock du fournisseur concerné, une alternative ou une gestion spécifique est mise en place. En moyenne, chaque jour, 56 références sont en rupture de stock, 40 en flux tendu. Les auteurs montrent ici l’impact fort de ces ruptures de stock sur la qualité des livraisons vers les pharmacies à usage intérieur de l’AP-HP, mais aussi sur l’activité et l’organisation du service ainsi que les pertes financières engendrées.
L’activité d’approvisionnement du service Approvisionnement et distribution (SAD) de l’Ageps auprès des fournisseurs est réalisée par l’unité fonctionnelle (UF) Approvisionnement. Cette unité définit pour chaque produit une fréquence d’approvisionnement, des seuils d’approvisionnement et, pour chaque fournisseur, un planning de livraison en lien avec les équipes logistiques en charge de la réception des commandes afin de lisser au maximum l’activité. L’outil informatique utilisé est SAP, le logiciel institutionnel à l’AP-HP. Cet outil est connecté à un warehouse management system (WMS) pour la gestion de l’entrepôt via une interface dont le rôle est de gérer les habilitations de commandes ainsi que les données diffusées sur le site intranet de l’Ageps. Les commandes sont passées selon un planning de livraison préétabli, en accord avec les laboratoires pharmaceutiques, pour des quantités dépendantes du stock au moment de la passation de la commande, des livraisons en attente de réception et des seuils définis. Au besoin, selon un délai défini après la date de livraison attendue, des relances pour les quantités non livrées ...
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