Numéro 621 - décembre 2022expérience

numérique

Dématérialisation des dossiers des agents et des processus RH

Révolution copernicienne au CHU de Caen Normandie

À l’horizon 2026 et la construction du nouveau CHU de Caen Normandie, les patients accéderont aux soins nécessaires dans des services neufs, dotés de la technologie la plus moderne, par des parcours facilités. Ce changement d’infrastructure, qui représente un défi logistique pour l’établissement, constitue une opportunité de se questionner sur les leviers d’optimisation des espaces de travail. Pour répondre aux enjeux et contraintes auxquels il va être confronté, le CHU de Caen Normandie a choisi d’inscrire la dématérialisation au premier rang de son projet stratégique, et en particulier sur le champ des ressources humaines. Ce chantier important, sur plusieurs années, implique de faire le point sur l’ensemble des documents et circuits administratifs, de transformer la relation de travail entre les agents et la direction des ressources humaines et d’accompagner le changement culturel.

De par ses responsabilités, notamment en matière de respect de la réglementation et de la nécessaire information de tous les acteurs, une direction des ressources humaines (DRH) génère au quotidien une quantité extraordinaire de papier (courriers, formulaires, rapports, procès-verbaux, etc.) ; un volume de papier caractéristique de la nature de ses échanges avec les agents.  La DRH du CHU de Caen, en lien étroit avec la direction de la transformation numérique et des systèmes d’information (DTNSI), s’est donné pour objectif de réduire cette masse de papier avant le déménagement dans les locaux du nouvel hôpital. Cet objectif s’inscrit dans la volonté de l’établissement de diminuer la consommation de papier et de rationaliser les espaces de stockage, mais également de simplifier la vie administrative des agents et de moderniser la relation de travail. Cette stratégie numérique se décline en deux objectifs principaux pour la DRH : la numérisation des dossiers administratifs des agents et la dématérialisation des processus RH, qui doit permettre de ne plus générer de documents papier.  La numérisation des dossiers des agents La ...

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