Numéro 565 - avril 2017réflexion

organisation

La politique d’archivage

Une nécessité pour les archives médicales

Faute de place, les problématiques liées à l’espace dédié aux archives papier au sein des établissements de santé ont entraîné la mise à jour des politiques d’archivage. La numérisation est désormais facilitée par les dispositions de l’ordonnance du 12 janvier 2017. Par ailleurs, la circulation des dossiers patients dans le cadre des GHT nécessite la mise en place d’une politique d’archivage commune et cohérente, respectueuse du secret médical.

Depuis plus de dix ans, les textes relatifs aux archives médicales, les contraintes budgétaires, le déploiement du dossier patient informatisé (DPI) ou dossier patient numérique (DPN), l’expansion des kilométrages linéaires d’archives papier nécessitent la mise en place d’une politique d’archivage dans les établissements de santé. L’hébergement externalisé des archives papier a été enfin légalisé. La numérisation arrive à maturité avec la reconnaissance des formats et des intitulés de documents. Les dossiers patients intègrent de plus en plus de dispositions émanant des patients concernant leur venue à l’hôpital. La reconnaissance de la valeur probante d’une copie numérique comportant des données de santé à caractère personnel a fait l’objet d’une ordonnance spécifique en janvier 2017 (1). De plus, la réduction des surfaces des archives, lors de la construction de nouveaux hôpitaux, nécessite de mettre en place des solutions de substitution pour externaliser les archives, les réduire tout en déterminant la surface utile à maintenir au sein de l’hôpital, à court et à moyen termes, et ce dans le cadre d’une politique ...

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